Budjetointi- ja raportointijärjestelmä

Tausta

Yhteistyö Fortis Bankin (nykyisin BNP Paribas) ja Euvicin välillä mahdollisti sen, että pankki otti käyttöön Business Intelligence -ratkaisun, mikä johti 80 %:n ajansäästöön budjetointi- ja kustannusraportointiprosessissa. Se tarjosi myös paremman budjetin hallinnan keskittämällä taloustietojen tallennuksen ja lisäsi mahdollisuuksia tehdä analyyseja näiden tietojen perusteella. Uusi Microsoft Excel- ja SQL Server 2000 -pohjaan rakennettu ratkaisu pankin jo omistamilla ohjelmistolisensseillä oli myös kustannustehokkain ratkaisu yrityksen ongelmiin.

Haaste

Asiakkaiden kannattavuusjärjestelmää toteutettaessa Fortis Bank Polandin tavoitteena oli tuottaa eri tasoisia tuloslaskelmia sekä määrittää jakelukanavien ja tuotteiden kannattavuus. Tämä ratkaisu ei kuitenkaan ratkaissut heidän budjetointiongelmiaan. Budjetointiprosessissa käytettiin paljon Exceliä, minkä seurauksena vuosittain lähetettiin tuhansia tiedostoja eri versioina. Ratkaisu vaikutti aluksi tehokkaalta, mutta kun tiedostoja ja eri versioita lähetettiin enemmän, budjetoinnin hallinta vaikeutui entisestään.

Suurin ongelma oli muutosten hallinta – sekä budjettilaskelmissa että itse budjetissa. Muutokset tilirakenteessa tai organisaatiorakenteessa johtivat siihen, että jakaminen tileille makrojen kautta oli heikkoa.

Lisäksi useat budjetin versiot, viime hetken muutokset ja vaikeudet nykyisen budjettiversion tarkistamisessa johtivat usein päällekkäiseen työhön. Tämä koko prosessi aiheutti kohtuuttomia hallinnollisia kustannuksia ja vaikeutti pankin tarkkaa kustannusten ja budjettien hallintaa.

Tämän kestämättömän tilanteen vuoksi pankki alkoi etsiä tapaa, joka ratkaisisi ongelman yksinkertaisimmalla ja edullisimmalla mutta tehokkaimmalla tavalla. Pankki otti huomioon useita järjestelmiä eri toimittajilta. Luonnollisin askel vaikutti olevan pankin nykyisen tietovaraston perustana olevan teknologian – Oracle tai Cognos – käytön laajentaminen. Valitettavasti tämä merkitsi liikaa kustannuksia, jotka liittyivät uusiin lisälisenssien hankintaan ja käyttöönottoon.

Ongelman analyysi

Analyysi nosti esiin kaksi tärkeää tekijää nykyisestä tilanteesta:

Analyysin tärkein johtopäätös oli, että työntekijät osasivat hyvin käyttää Microsoft Exceliä. Kävi ilmi, että ongelma ei ollut ohjelmiston analyyttisissä kyvyissä tai tiedon esittämisessä, vaan tiedon käsittelyssä. Tietojenkäsittelyn parantamiseksi käytettiin Microsoft SQL Server -tietokantaa moniulotteisine analyysipalveluineen, jonka käyttöliittymänä oli tietysti Microsoft Excel.

Työntekijät nauttivat myös selaimen käytöstä, joten tiedoston lataamisen intranetistä ei pitäisi olla aikaa vievää, toisin kuin oikean version löytäminen budjetista sähköpostien tulvassa. Fortis Bank Polandilla oli jo tarvittavat lisenssit koko ratkaisun toteuttamiseen.

Toteutusprojektin päävaiheet sisälsivät konseptin kehittämisen ja ratkaisun testauksen. Konseptin kehitysvaihe määritti ratkaisun koko muodon. Tästä syystä sekä Fortis Bank Polska että Euvic Group käyttivät suhteellisen paljon aikaa tähän vaiheeseen. Järjestelmän vakiintuneen logiikan ja määriteltyjen liiketoimintasääntöjen ansiosta ratkaisun luomiseen tarvittava aika oli suhteellisen lyhyt. Järjestelmän testaus- ja säätövaihe oli toteutusprojektin toiseksi tärkein elementti. Näin varmistettiin ratkaisun korkea laatu, minkä ansiosta pankki pystyi jo kehittämään seuraavan vuoden budjettia uudella työkalulla.

Ratkaisu

Ratkaisu perustuu Microsoft SQL 2000 Serveriin, jonka analyyttiset palvelut tallentavat kaikki aiemmin käytetyt materiaalit, kuten liiketoimintasäännöt, makrot, funktiot ja budjettilaskelmat. Tietokannan tiedot syötetään kahdesta lähteestä: toteutustiedot, jotka pankin tapahtumajärjestelmä toimittaa valmiiden tiedostojen kautta. Valtuutettu henkilökunta syöttää ja muokkaa suunnitellut tiedot manuaalisesti. Käyttöliittymä on Microsoft Excel, joka kommunikoi suoraan tietokannan kanssa. Näin tiedoista tulee johdonmukaisempia, ajan tasalla olevia, ja samalla vältytään sähköpostien ja jatkuvasti vaihtuvien versioiden ongelmalta.

Järjestelmä, jolla myönnetään valtuutettu käyttöoikeus työntekijöille, käyttää Active Directorya (AD) tietolähteenä yksittäisten työntekijöiden oikeuksia tiettyihin tietoihin ja raportteihin. Tämän arkkitehtuurin avulla jokainen työntekijä näkee vain omat tietonsa, mikä poistaa hämmennystä ja nopeuttaa ryhmätyötä. Järjestelmän tiedot ovat saatavilla yhteenvetomuodossa Pivot-taulukon kautta, jolloin raportit voidaan luoda missä tahansa muodossa käytettävissä olevien kenttien perusteella.

Käyttöönotto saatiin päätökseen parissa kuukaudessa, jolloin integroitu raportointi- ja budjetointijärjestelmä on analytiikan kautta saatavilla 100 käyttäjälle eri puolilla pankkia.

Liiketoiminnan edut

Tulokset:

Pankin toiminnan tehostaminen

Ratkaisu tehosti pankin operatiivista toimintaa (mm. lyhensi raporttien käsittelyaikaa ja budjetointikuluja 80 %). Se mahdollisti tiettyjen taloudellisten tunnuslukujen pitämisen halutulla tasolla ilman suuria investointeja uusiin IT-ratkaisuihin. Tämä ratkaisu sopii hyvin pankin jatkokehityssuunnitelmiin. Tämä tarkoittaa, että suositaan ratkaisuja, jotka maksimoivat käytettävissä olevat resurssit.

Taloudellisten indikaattoreiden parempi hallinta

Keskitetyn valvontatiedon keruun ansiosta saadut tiedot ovat aiempaa laadukkaampia, jolloin henkilöstö voi tehdä parempia päätöksiä. Tämä johtuu pääasiassa siitä, että prosessin tiettyjen toistuvien elementtien automatisointi on suurelta osin eliminoinut inhimilliset virheet.

Lisäksi pääsyoikeuksien käyttöönotto tietyille tietoryhmille on lisännyt läpinäkyvyyttä tiedon laadusta vastuussa. Samalla on eliminoitu riski virheellisten tietojen syöttämisestä väärään paikkaan tai valtuuttamattomien henkilöiden toimesta.

Ratkaisu mahdollistaa nopeamman ja tarkemman taloudellisten tunnuslukujen laskemisen. Käyttöoikeudet antavat useille käyttäjille mahdollisuuden työskennellä budjetin parissa, ja kun tiedot on syötetty, ne ovat välittömästi käytettävissä analysoitavaksi. Tämä mahdollistaa paljon nopeammat “mitä jos” -analyysit tai esimerkiksi ennusteiden laatimisen seuraaville jaksoille budjetin toteutuksesta saatujen tietojen perusteella. Tässä tilanteessa johtokunnan tiedontarpeet tyydytetään paljon enemmän.

Rakennettu kestämään

Fortis Bankissa toteutettu budjetointi- ja raportointijärjestelmä on skaalautuva. Tämä tarkoittaa, että järjestelmää voidaan laajentaa pankin kasvaessa. Se taas on linjassa pankin jatkokehityssuunnitelmien kanssa. Ratkaisu maksimoi käytettävissä olevat resurssit ensisijaisena toimenpiteenä. Pankin työntekijöiden tietämys kasvaa, eikä sitä tarvitse korvata uudella järjestelmällä tulevaisuudessa.

EXCELERATOR®

Excelerator ei ole varsinaisessa merkityksessä erikseen lisensoitu tuote – se on Euvicin ratkaisu, jolla voit luoda tietovaraston tai analyyttisen järjestelmän tai budjetointiprosessia tukevan järjestelmän käyttämällä vain yleisesti saatavilla olevia Microsoftin teknologioita: SQL Server 2000 tai 2005 analytiikan ja raportointipalvelut käsittelyä ja tietojen analysointia varten, Office-ohjelmistopaketti – erityisesti Office Web Components for SharePoint-tuoteryhmäyhteistyö ja tiedonhallinta.